Automações para hotel: lembretes por WhatsApp, SMS e e-mail na Innotel

O que as automações da Innotel fazem pela sua propriedade?

As automações da Innotel enviam sozinhas as mensagens que cada reserva exige, por e-mail, WhatsApp ou SMS: e-mails de estadia, lembretes de pagamento, convite de pré check-in com a FNRH (Ficha Nacional de Registro de Hóspedes) e pedido de avaliação depois da hospedagem. Você define as regras uma vez. O sistema passa a mandar a mensagem certa, para o hóspede certo, na hora certa.

Toda propriedade, seja hotel, pousada ou Airbnb, tem uma lista invisível de tarefas que se repetem em cada reserva. Confirmar o pagamento, cobrar quem ainda não pagou, enviar as instruções de chegada, lembrar o pré check-in, pedir a avaliação depois da estadia. Nada disso é difícil, mas tudo isso consome tempo, todos os dias.

Com a régua de mensagens rodando sozinha, a equipe para de correr atrás de pendência. Ela volta a fazer o que só gente faz bem: receber pessoas.

Em resumo

• As automações da Innotel cobrem e-mails de estadia, lembretes de pagamento, convite de pré check-in com FNRH, pedido de avaliação e cancelamento automático de reservas não pagas.
• Os lembretes de pagamento saem por e-mail, WhatsApp e SMS, com primeiro envio, intervalo de repetição, número máximo de tentativas e horário de silêncio configuráveis.
• Os lembretes param sozinhos assim que o pagamento é registrado ou a reserva é cancelada.
• O cancelamento automático só atinge reservas do motor de reservas, do agente de IA e do calendário. Reservas de OTA (agências de viagem online, como Booking.com e Airbnb) ou com qualquer pagamento recebido nunca são afetadas.
• O WhatsApp usa o número da própria propriedade, conectado por QR Code em Configurações, Integrações.

Quais mensagens automáticas a Innotel envia por você

E-mails de estadia

Mensagens automáticas antes, durante e depois da hospedagem, com um modelo próprio para cada etapa. Você escolhe quais mensagens saem para cada origem de reserva: motor de reservas do site, outros canais diretos ou OTAs (agências de viagem online, como Booking.com e Airbnb).

Lembretes de pagamento

Quem reservou e ainda não pagou recebe cobranças automáticas por e-mail, WhatsApp ou SMS, no ritmo que você definir. Os lembretes param sozinhos assim que o pagamento é registrado ou a reserva é cancelada.

Pré check-in e FNRH

O hóspede recebe por e-mail, dois dias antes do check-in, o convite para preencher a FNRH (Ficha Nacional de Registro de Hóspedes) pelo celular ou computador. Os dados seguem automaticamente para o SERPRO, o sistema do governo, e a recepção digita menos ficha no dia da chegada.

Pedido de avaliação

Depois do check-out, o sistema convida o hóspede a avaliar a estadia. A reputação da propriedade cresce sem esforço manual da equipe.

Cancelamento de reservas não pagas

Reservas do motor de reservas, do agente de IA e do calendário que passam do prazo de pagamento são canceladas automaticamente, liberando a disponibilidade. Reservas de OTA ou com qualquer pagamento recebido nunca são afetadas.

Modelos editáveis

Cada mensagem automática usa um modelo que você ajusta na aba Modelos, com a cara e o tom da sua propriedade.

Por que os lembretes de pagamento saem por WhatsApp e SMS, além do e-mail?

Os lembretes de pagamento da Innotel saem por WhatsApp e SMS porque nem todo hóspede abre a caixa de entrada a tempo, e nesses canais a resposta costuma acontecer em minutos, não em dias. O e-mail continua importante, mas deixa de ser o único caminho até o hóspede.

Cada canal tem o seu próprio interruptor. O WhatsApp usa o número da sua propriedade, conectado por QR Code em poucos cliques, e o SMS alcança até o hóspede que não usa WhatsApp.

Para não incomodar ninguém de madrugada, você define um horário de silêncio. Fora dele, o sistema segue o cronograma que você configurou: quando enviar o primeiro lembrete, de quanto em quanto tempo repetir e quantas tentativas fazer no máximo.

Como ativar as mensagens automáticas na Innotel

A configuração das mensagens automáticas da Innotel fica em Comunicação com hóspedes, na página Mensagens automáticas, e leva quatro passos:

• Ative os e-mails de estadia e marque na tabela quais mensagens saem para cada origem de reserva: motor de reservas, outros canais diretos ou OTAs.
• Defina o prazo de pagamento e o cronograma de lembretes: primeira cobrança, intervalo de repetição, número máximo de tentativas e horário de silêncio.
• Escolha os canais dos lembretes: e-mail, WhatsApp (conectado por QR Code em Configurações, Integrações, lendo o código com o celular que tem o número da propriedade) e SMS.
• Ajuste os modelos das mensagens na aba Modelos. A partir daí, a régua roda sozinha para as próximas reservas.

O que muda na rotina da propriedade com as automações

Com as automações da Innotel ativas, a mensagem sai na hora certa, o pagamento entra mais rápido e o hóspede chega com pagamento, ficha e instruções resolvidos antes de pisar na recepção. A equipe ganha tempo para o atendimento que só ela consegue fazer.

Automação não substitui atendimento. Ela elimina o trabalho repetitivo que impede a equipe de atender bem, e você continua no controle: cada canal tem o seu interruptor, cada modelo tem o seu texto e o horário de silêncio protege o descanso do hóspede.

Um detalhe importante para a cobrança funcionar bem: pagamentos por PIX automatizado e cartão atualizam a reserva sozinhos, mas PIX manual, transferência ou pagamento na propriedade precisam ser registrados na reserva quando o dinheiro chega. É esse registro que encerra os lembretes.

Perguntas frequentes

Lembrete de pagamento por WhatsApp precisa de um número novo?

Não. A Innotel usa o número de WhatsApp da própria propriedade, conectado por QR Code em Configurações, Integrações, pelo recurso de aparelhos conectados do WhatsApp. Depois disso, as conversas dos hóspedes aparecem na caixa de entrada Mensagens.

Os lembretes de pagamento continuam depois que o hóspede paga?

Não. Os lembretes da Innotel param sozinhos assim que o pagamento é registrado na reserva ou a reserva é cancelada. Para PIX manual ou transferência, registre o pagamento na reserva quando ele entrar.

O cancelamento automático pode cancelar uma reserva do Booking.com?

Não. Na Innotel, o cancelamento automático de reservas não pagas só atinge reservas do motor de reservas, do agente de IA e do calendário. Reservas de OTA e qualquer reserva com pagamento recebido nunca são canceladas automaticamente.

Posso escolher quais e-mails de estadia vão para reservas de OTA?

Sim. Na página Mensagens automáticas da Innotel, uma tabela permite marcar quais mensagens saem para cada origem de reserva: motor de reservas, outros canais diretos ou OTAs.

Como funciona o pré check-in com FNRH na Innotel?

Dois dias antes do check-in, o hóspede recebe um e-mail com o link da FNRH digital e preenche a ficha pelo celular. Os dados vão automaticamente para o SERPRO. Quem não preencher antes pode fazer isso na chegada, por QR Code na recepção.

Deixe as automações trabalharem pela sua propriedade

Configurar uma vez e deixar a régua rodar sozinha é a diferença entre uma recepção que cobra o dia inteiro e uma recepção que recebe. As automações da Innotel cuidam do lembrete, da cobrança, da ficha e da avaliação para você.

O próximo passo é simples: faça o teste grátis da Innotel, com garantia de 30 dias e sem fidelidade. Se preferir ver os números antes, calcule o valor para a sua propriedade na calculadora de preços do site, ou fale com a equipe pela página de contato.

Descomplicar para crescer começa com a sua equipe livre para atender.